大企業なら勤務表は専用システムなどで管理していて、社員証を読み取り機にかざしたり、生体認証を取り入れているところもあるはずです。
しかし、そうでない個人経営のお店などではパソコンを使い始めたというところや紙媒体を使っているところも少なからずあると思います。その場合は計算するのに時間がかかったり、計算ミスが頻発します。そんなときはパソコンのエクセルを使えばミスや時間が軽減されるのでオススメです。
エクセルで勤務表を作るメリット
・計算ミスを減らす
・時間の節約
今回はエクセルで勤務表を作成する機会がありましたので、その一部を簡単に解説します。
パート・アルバイトの方の勤務表を作成・管理する機会がある方の参考にしていただければと思います。
勤務表のイメージ
出勤・退勤時刻と休憩時間を入力すると勤務時間と深夜勤務時間が表示されるものです。上記画像の青い欄が入力する箇所です。
入力するもの
今回はシンプルなものなので、出勤時刻、退勤時刻、休憩時間（日勤帯と深夜）の３種類です。
勤務時間の計算について
１日の勤務時間の計算は簡単です。
勤務時間＝退勤時間－出勤時間－休憩時間
これを数式にすればいいだけです。ただし勤務時間が日付をまたがる場合にはその時刻を24:00以降として扱う計算式を追加する必要があります。
深夜勤務時間について
法定の深夜勤務時間帯は22:00～5:00です。この時間帯を求める計算式はやや面倒です。必然的に日付をまたがることになるので、その考慮も必要です。
考え方はこんな感じです。
- 22:00～0:00の勤務時間を割り出す
- 0:00～5:00の勤務時間を割り出す
- 上記を足す
- そこからさらに深夜休憩時間を引く
- 日付をまたがる場合は24:00以降として扱う（例 3:00の場合27:00）
おわりに
非常に簡単ではありますが、エクセル勤務表の計算方法について解説しました。
ご自身で勤務表を作成するときの参考にしていただければ幸いです。
またふらっとパソコンサポートでは勤務表などのエクセルファイルの製作も承ります。配布に支障があるマクロを使わないため複雑なものはできませんが、その分料金も安くなりますので必要な方はお問い合わせください。